Các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế ISO và các công cụ năng suất chất lượng là mô hình lý tưởng cho một tổ chức đạt hiệu quả cao và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thế giới.

Sau nhiều thập niên triển khai, đến nay, số lượng các tổ chức nhận thức và áp dụng các hệ thống quản lý, công cụ năng suất chất lượng (NSCL) vẫn không ngừng tăng lên.

Trong xu thế toàn cầu hóa và cạnh tranh gay gắt, việc áp dụng các hệ thống quản lý (HTQL) phù hợp và sử dụng các công cụ cải tiến nhằm nâng cao NSCL đang được nhiều tổ chức, các doanh nghiệp hoạt động ở mọi lĩnh vực hướng đến. Sau nhiều năm thực hiện, Chương trình quốc gia hỗ trợ doanh nghiệp (DN) nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa đã giúp các DN nâng cao được trình độ quản trị, hiệu quả hoạt động bao gồm cả việc kiểm soát chi phí, lãng phí và quan trọng nhất là tối ưu hóa được lợi nhuận của DN… Mặt khác, do yếu tố cạnh tranh của sản phẩm nội địa cũng như các mặt hàng xuất khẩu ngày càng tăng, nên DN đã biết cách áp dụng các công cụ kỹ thuật để kiểm soát chất lượng sản phẩm từ khâu nguyên vật liệu đầu vào, quá trình sản xuất, đến khi sản phẩm được chuyển đến tay khách hàng.

Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học triển khai nhiệm vụ “Nhân rộng áp dụng các hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng phù hợp với các loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam”. Nội dung của nhiệm vụ bao gồm việc khảo sát đánh giá thực trạng DN có quy mô vừa và nhỏ trên cả nước; lựa chọn 30 DN có nhu cầu và thích hợp để triển khai xây dựng áp dụng các HTQL, các công cụ cải tiến NSCL phù hợp; hướng dẫn cho các DN triển khai áp dụng thành công các HTQL, công cụ cải tiến NSCL.

Việc triển khai nhiệm vụ đã mang lại hiệu quả thiết thực. Mặc dù nền kinh tế thế giới và Việt Nam phải trải qua nhiều khó khăn do đại dịch Covid-19 nhưng số lượng DN có nhu cầu thực sự về áp dụng HTQL và công cụ cải tiến NSCL đăng ký tham gia nhận hỗ trợ vượt quá 130%. Con số này đã đi ngược với đánh giá về tình hình nền kinh tế đang khó khăn và sự tạm dừng hoạt động của số lượng lớn DN sẽ ảnh hưởng đến việc tham gia của các DN.

Trong số các doanh nghiệp được lựa chọn, có doanh nghiệp đã áp dụng thành công các HTQL chất lượng ISO 9001:2015, HTQL môi trường ISO 14001:2015, HTQL an toàn lao động ISO 45001:2018, HTQL an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013; ISO 22000/ GMP- HACCP/ BRC/ IFS/ Halal/ doanh nghiệp áp dụng thành công các công cụ cải tiến NSCL 5S, 7 công cụ, Kaizen, KPI và có doanh nghiệp áp dụng thành công hệ thống quản lý kết hợp cùng với công cụ cải tiến NSCL.

Kết quả triển khai 3 nhóm doanh nghiệp tham gia 3 mô hình như sau:

• Mô hình 1: Hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001 và  ISO 14001 cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ kết hợp với 01 công cụ cải tiến Năng suất chất lượng.
• Mô hình 2: Hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001 và hệ thống quản lý đặc thù ngành thực phẩm như ISO 22000/ GMP- HACCP/ BRC/ IFS/ Halal/ cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ kết hợp một công cụ cải tiến Năng suất chất lượng.
• Mô hình 3: Hệ thống quản lý tích hợp theo ISO 9001 và hệ thống quản lý khác và công cụ cải tiến NSCL.

Mức độ thành công của mỗi mô hình đều có những điểm khác nhau về quy mô, phạm vi, song tất cả đều có được cách tiếp cận mới về năng suất chất lượng một cách đầy đủ, trực quan và mang tính khoa học. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng chọn lựa các công cụ nâng cao năng suất chất lượng, ứng dụng trên các điều kiện thực tế tại doanh nghiệp và mang lại kết quả tiết kiệm chi phí rất khả quan. Hiêu quả áp dụng được tính như sau:

• Hiệu quả hữu hình: Giá trị tiết kiệm về mặt tài chính được do doanh nghiệp áp dụng các công cụ nâng cao năng suất chất lượng. Đã nói lên nỗ lực của doanh nghiệp trong việc tận dụng tất cả các khả năng để tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận và tồn tại được trong môi trường kinh doanh nhiều biến động.
• Hiệu quả vô hình: Hiệu quả tính bằng tiền chỉ là bề nổi, nhưng điều quan trong hơn cả là, sau khi tham gia dự án, doanh nghiệp có được đội ngũ nhân viên biết vận hành hệ thống quản lý tích hợp và sử dụng thành thạo các công cụ nâng cao năng suất chất lượng, tạo nền tảng vững chắc để giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp về lâu dài.

Những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện dự án

Bộ Khoa học Công nghệ mà đại diện là Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường Chất lượng đã hỗ trợ tích cực cho các đơn vị tham gia trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Về phía doanh nghiệp, có sự cam kết mạnh mẻ của Ban lãnh đạo Doanh nghiệp trong việc hỗ trợ doanh nghiệp đạt đến mục tiêu của dự án. Các cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp tham gia dự án rất hợp tác, đóng góp thời gian và nguồn lực để xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý tích hợp cũng như công cụ nâng cao năng suất chất lượng.

Trong quá trình thực hiện dự án, thường gặp một số khó khăn. Khả năng tiếp cận hệ thống quản lý tích hợp cũng như công cụ của các doanh nghiệp còn hạn chế, nhất là các doanh nghiệp nhỏ. Việc áp dụng các hệ thống quản lý tích hợp và công cụ cần nhiều thời gian đầu tư của Đơn vị nhưng nguồn nhân lực thường ít tập trung thực hiện dẫn đến tiến độ dự án bị chậm. Hơn nữa, các doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa có được tầm nhìn dài hạn. Doanh nghiệp thường chọn áp dụng hệ thống quản lý hay công cụ nâng cao năng suất đều dựa yêu cầu của khách hàng. Khi các yêu cầu này thay đổi doanh nghiệp cũng thay đổi theo. Đây là yếu tố gây khó khăn lớn nhất trong quá trình hướng dẫn cho doanh nghiệp. Một số Doanh nghiệp tham gia tích cực giai đoạn đầu, nhưng hụt hơi ở giai đoạn sau và bỏ lỡ giữa chừng nên phải tìm doanh nghiệp khác thay thế. Những công việc hàng ngày của các thành viên tham gia dự án là một trong những trở ngại đánh kể khi thực hiện dự án. Các thành viên trong dự án đa số là các Trưởng bộ phận. Họ rất bận với công việc điều hành hàng ngày nhưng phải dành thời gian cho dự án. Việc chia sẻ thời gian như vậy làm ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ của dự án.

Bài học kinh nghiệm

• Sự tham gia của ban giám đốc doanh nghiệp trong việc chỉ đạo áp dụng là những yếu tố then chốt quyết định sự thành công khi áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và công cụ nâng cao năng suất chất lượng tại doanh nghiệp.
• Các cấp quản lý trong doanh nghiệp cần kiên trì theo đuổi và quan tâm học hỏi những vấn đề mới liên quan đến năng suất chất lượng để hỗ trợ hiệu quả cho công việc hiện tại và trong tương lai sau này.
• Việc hỗ trợ kịp thời của bên tư vấn cũng là những yếu tố quan trọng. Trong quá trình thực hiện có nhiều vướng mắc, việc hỗ trợ của chuyên gia tư vấn đóng vai trò quan trọng trong thành công của dự án.
• Rèn luyện kỹ năng tiếp cận, giải quyết triệt để các vấn đề nảy sinh trong quá trình tư vấn, tính thuyết phục, tính hợp lý trong nội dung tư vấn luôn đòi hỏi ở năng lực và bản lĩnh của chuyên gia tư vấn.

Áp dụng HTQL cho thấy hiệu quả rõ rệt của việc tiết kiệm nhân lực vận hành, giúp cho hoạt động quản lý điều hành tại DN được tinh gọn hơn, khoa học hơn. Các DN được tiếp cận với các HTQL và các công cụ tiên tiến, dưới sự hướng dẫn chi tiết của các chuyên gia tư vấn, đều có sự thay đổi và nâng cao rõ rệt về mặt nhận thức trong các hoạt động quản lý, hoạt động cải tiến NSCL.

Thông qua việc tham gia các dự án cải tiến này, ý thức và kỹ năng của người lao động được nâng cao, tăng cường khả năng làm việc nhóm, kỹ năng tổng hợp, phân tích quá trình, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật… Các DN đều đánh giá cao lợi ích thiết thực khi tham gia Chương trình hỗ trợ. Bên cạnh đó, lợi ích kinh tế có thể đo đếm được thông qua việc giảm thiểu các lãng phí trong quá trình sản xuất, tiết kiệm về nhân lực, thời gian, nguyên nhiên liệu, năng lượng.

Trên thực tế, đã có không ít DN áp dụng rất có hiệu quả các HTQL, công cụ cải tiến năng suất, trở thành điển hình để các DN đến học tập, chia sẻ kinh nghiệm và nhân rộng. Có thể kể đến như Công ty TNHH Công nghiệp Phú Thái, Công ty CP HTC viễn thông quốc tế, Công ty Cổ phần bê tông Tuấn Thịnh Phát…

Quá trình triển khai nhiệm vụ diễn ra thuận lợi. HTQL được xây dựng không chỉ đáp ứng được các yêu cầu về quản lý nội bộ của đơn vị mà còn góp phần không nhỏ nâng cao uy tín và vị thế của DN trước khách hàng và đối tác, tạo ra những lợi thế cạnh tranh nhất định cho DN.

Tuy nhiên, việc áp dụng các HTQL và các công cụ NSCL tại các mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng gặp nhiều khó khăn. Do hạn chế về tài chính và quy mô, đa số các DN nhỏ không có vị trí cán bộ chuyên trách làm công tác quản lý hệ thống hay dự án cải tiến NSCL, mà phần lớn là kiêm nhiệm. Tại nhiều đơn vị, nhân sự phụ trách hệ thống sau khi đã được đào tạo bài bản, có hiểu biết nhất định và nắm vững phương pháp vận hành thì lại nghỉ việc. Thêm vào đó, ý thức kỷ luật và tinh thần tự giác của một bộ phận người lao động chưa cao, làm yếu đi tính hiệu lực của hệ thống.

Như vậy, nhìn vào những thành công và hạn chế của nhiệm vụ, thì việc tập trung xây dựng hệ thống quản lý, thúc đẩy các hoạt động cải tiến năng suất trong DN, xây dựng văn hóa DN để chủ động xác định lựa chọn giải pháp phù hợp nhằm cải thiện, tăng NSCL sản phẩm hàng hóa là vấn đề cấp thiết của mỗi DN để phát triển bền vững. Cùng với đó, DN cần mạnh dạn, quyết tâm đầu tư đổi mới thiết bị, công nghệ, phương pháp quản lý tương xứng với hệ thống ngày càng được cải tiến, hướng đến tinh gọn, tiện ích và hiệu quả cao.

Nguồn: VietQ.vn, http://nscl.gov.vn