1. Không ngừng cải tiến với Kaizen

Kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của moi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình.

Có hai cách tiếp cận để nâng cao năng suất trong các công ty:

• Cách tiếp cận từng bước – Kaizen.
• Cách tiếp cận mang tính đột phá – Đổi mới

Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đ̣i hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như công nhân.

Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên và các chương  trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý.  Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới. Nó nâng cao chất lượng công việc nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

Các nhà quản lý phương Tây tôn sùng đổi mới. Đổi mới là sự đột phá về công nghệ hoặc áp dụng các kỹ thuật sản xuất mới. Đổi mới mang tính đột phá và gây tác động mạnh còn Kaizen thì dần dần và tinh tế, kết quả không nhìn thấy ngay. Trong khi Kaizen là một quá trình liên tục đổi mới thường là hiện tượng tức thời.

• So sánh Kaizen và đổi mới

Nội dung	Kaizen	Đổi mới
Tính hiệu quả	Dài hạn nhưng không gây ấn tượng	Ngắn hạn nhưng gây ấn tượng
Nhịp độ	Các bước nhỏ	Các bước lớn
Khung thời gian	Liên tục và gia tăng	Cách quăng
Thay đổi	Dần dần và nhất quán	Đột ngột và dễ thay đổi
Cách tiếp cận	Nỗ lực tập thể	Tư tưởng và nỗ lực cá nhân
Liên quan	Tất cả mọi người	Một vài người được lựa chọn
Cách thức	Duy trì và cải tiến	Đột phá và xây dựng
Bí quyết	Bí quyết truyền thống	Đột phá kỹ thuật
Yêu cầu	Đầu tư chút ít	Đầu tư lớn
Định hướng	Con người	Công nghệ
Đánh giá	Quá trình và nỗ lực	Kết quả đối với lợi nhuận

Bảng trên so sánh các đặc điểm chính giữa Kaizen và Đổi mới. Một trong những điểm hấp dẫn của Kaizen là nó không đ̣i hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới. Để thực hiện Kaizen, bạn chỉ cần các kỹ thuật thông thường, đơn giản như bẩy công cụ kiểm soát chất lượng (biểu đồ Pareto, nhân quả, tổ chức, kiểm soát, phân tán, các đồ thị và phiếu kiểm tra). Thông thường cần phải biết kết hợp sử dụng bảy công cụ nói trên.

Kaizen giống như một vườn ươm nuôi dưỡng những chồi non là những thay đổi nhỏ, c̣òn Đổi mới thì như nham thạch xuất hiện mỗi khi núi lửa phun.

• Quan điểm cơ bản của Kaizen:
• Những hoạt động hiện tại luôn có nhiều cơ hội để cải tiến
• Các phương tiện và phương pháp hiện tại có thể luôn được cải tiến nếu như có một nỗ lực nào đó.
• Tích lũy những cải tiến nhỏ bé sẽ tạo ra một sự biến đổi lớn.
• Lôi cuốn toàn thể công nhân viên
• áp dụng các đề xuất sáng kiến
• Các đối tượng cải tiến của Kaizen:
• Phương pháp làm việc
• Quan hệ công việc
• Môi trường làm việc
• Điều kiện làm việc ở mọi nơi
• Các hoạt động Kaizen có thể được khởi xướng bởi:
• Lănh đạo
• Một bộ phận (pḥng, ban) của tổ chức
• Một nhóm làm việc
• Nhóm Kaizen
• Từng cá nhân
• Kết hợp Kaizen và đổi mới

Tiến bộ thực tế đạt được thông qua đổi mới nói chung sẽ giống như h́nh ảnh thể hiện trong bức tranh trên nếu như nó thiếu chiến lược Kaizen đi cùng. Điều này xảy ra do hệ thống được tạo dựng từ kết quả của sự đổi mới sẽ bị phá vỡ nếu không có sự cố gắng liên tục để duy trì và sau đó cải tiến nó.

Trong thực tế không có cái gì tồn tại vĩnh cửu. Tất cả các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập. Một trong các định luật nổi tiếng nhất của Parkinson là “Một tổ chức khi đã hình thành được một cấu trúc thì cũng là lúc tổ chức đó bắt đầu xuống cấp”. Nói cách khác, để cải thiện hoặc thậm chí để duy trì hiện trạng thì tất yếu phải có những nỗ lực liên tục.

Khi không có sự nỗ lực liên tục thì sự xuống cấp là không tránh khỏi. Do đó, thậm chí khi đổi mới tạo ra một chuẩn mực hoạt động mới tồn tại thì mức hoạt động mới cũng sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ sung và cải tiến liên tục. Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải được tiếp nối với các hoạt động của Kaizen để duy tŕ và cải tiến nó.

Trong khi đổi mới là một sự đột phá mà ảnh hưởng của nó được tạo dựng dần dần nhờ sự cạnh tranh và sự phá huỷ các chuẩn mực, Kaizen là nỗ lực với các ảnh hưởng tích luỹ đánh dấu một tiến bộ vững chắc theo thời gian. Nếu các chuẩn mực chỉ tồn tại để duy trì hiện trạng, chúng sẽ không bị ảnh hưởng chừng nào mức hoạt động đó có thể chấp nhận được. Kaizen, mặt khác có nghĩa là một nỗ lực thường xuyên không chỉ để duy trì mà còn nâng cấp các chuẩn mực. Các nhà chiến lược Kaizen tin rằng các chuẩn mực về bản chất là dự định giống như các bậc đá với một chuẩn mực này dẫn tới chuẩn mực khác khi các nỗ lực cải tiến liên tục được thực hiện.

Võ Minh Quân